Kassen-Nachschau – kein Grund zur Panik!

Verfahrensdokumentation bei Kassengeschäften ist Pflicht

Im Rahmen einer Kassen-Nachschau sind die Finanzbehörden berechtigt, in Unternehmen mit Bargeldverkehr unangekündigt Kontrollen der Kasse durchzuführen. Es ist daher unerlässlich, die besonderen Anforderungen genau zu kennen und zu beachten, die immer dann entstehen, wenn Bargeschäfte über ein computergestütztes Kassensystem, eine Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse abgewickelt werden. Nur dann werden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) eingehalten.

Besondere Herausforderungen können dadurch entstehen, dass Aufbewahrungspflichten eingehalten, Gutscheinverkäufe korrekt angegeben, Stornos ausgewiesen oder Rabatte ordnungsgemäß verbucht werden müssen.

Darüber hinaus ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Darin müssen alle betrieblichen Prozesse und Arbeitsweisen festgehalten werden, die im Zusammenhang mit der Kassenführung relevant sind.
Im Detail werden u.a. Kassensoft- und -hardware, Betriebssystem und externe Geräte genauso in die Dokumentation aufgenommen wie die für die Kasse verantwortlichen Personen. Wichtig sind darüber hinaus bei mehreren Kassenbereichen die Verknüpfungen der Geräte untereinander und der Aufbau des Netzwerkes.

Eine lückenhafte Verfahrensdokumentation führt dazu, dass die GoBD nicht beachtet sind und eröffnet im Rahmen einer Betriebsprüfung damit u.a. die Möglichkeit von Hinzuschätzungen.

Gehen Sie mit den steuerlotsen bei Ihrer nächsten Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung auf Nummer sicher!