Digitalisierung statt Papierberge

Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege in digitale Belege umgewandelt. Dieses sogenannte Digitalisat hat dieselben Eigenschaften wie der Papierbeleg, der anschließend vernichtet wird.

Im Rahmen eines vorgeschriebenen Prozesses entsteht aus dem Papieroriginal ein digitales Original. Die Technische Richtlinie Ersetzendes Scannen schreibt außerdem eine Integritätssicherung und die beweiserhaltende Aufbewahrung vor.

Soweit die Aufbewahrung der Originaldokumente nicht aufgrund von Gesetz, Rechtsverordnung oder behördlicher Gepflogenheit zwingend erforderlich ist, digitalisieren Sie jetzt alle Papiere im Unternehmen ersetzend. Die Zusammenführung aller Daten erleichtert nicht nur den Zugriff, sondern bildet die Basis für eine weiterführende Auswertung – womöglich schon morgen mit Künstlicher Intelligenz.

Die Aufbewahrungsfristen orientieren sich an denen der Abgabenordnung für Papierbelege – nur digital und auf kleinstem Raum. Ausgenommen sind bestimmte Dokumente, die weiterhin in Papierform vorliegen müssen, um die Beweiskraft eines Originals zu bewahren. Beste Bedingungen für die Abbildung des gesamten Unternehmens auf einem Bildschirm, damit der Kapitän die Übersicht behält.

Die Belege sind nun fälschungssicher in einem festgeschriebenen Verfahren erfasst und gespeichert. Im Fall einer späteren Betriebsprüfung haben sie die gleiche Beweiskraft wie Papierbelege.

Zeitersparnis beim Recherchieren und Vernichten der Originalbelege sowie die Kostenersparnis bei Raum und Papier sind in Zahlen belegbar. Unschätzbar für den Unternehmer ist hingegen der jederzeit und ortsunabhängige Zugriff auf das Archiv.

Sie entscheiden selbst, wer auf welche Daten zugreift. Das bezieht sich übrigens nicht allein auf Rechnungen und Belege, sondern auf sämtliche Schriftstücke des Unternehmens, die Sie durch ersetzendes Scannen digital erfassen.

Die Verfahrensdokumentation zum Digitalisierungsprozess steht an erster Stelle, wenn Sie in Richtung papierloses Büro steuern. Mit einem Anschluss an DATEV Unternehmen Online sind Ihre Daten sicher und rechtskonform verwahrt.

Zur Erfassung der Papieroriginale benötigen Sie einen Scanner. Es ist sicherzustellen, dass nur eine eingeweihte Person den Vorgang durchführt, nach dem Scannen das Ergebnis kontrolliert und das Scanergebnis entsprechend der Verfahrensdokumentation ablegt.

Eine Verfahrensdokumentation ist ein schriftliches Dokument, das den Weg eines Belegs vom Briefkasten bis zur Papiertonne beschreibt.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess des ersetzenden Scannens und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sie dient als Nachschlagewerk und sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität.

Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation seitens der Finanzverwaltung sind hoch. Kleinere Unternehmen könnten deshalb vor der Umsetzung zurückschrecken.

Mit einer Verfahrensdokumentation von den steuerlotsen setzen Sie alle Richtlinien GoBD-konform um. DATEV Unternehmen Online ist dabei ein weiterer starker Partner und übernimmt die beweiserhaltende Aufbewahrung auf Servern in Deutschland. So sind Sie als Unternehmer immer auf der sicheren Seite!

Einer Verfahrensdokumentation geht eine Analyse der individuellen Prozesse und Arbeitsabläufe in Unternehmen und Organisationen voraus. Die steuerlotsen unterstützen Sie in der Definition von Kontrollsystemen, um im Ergebnis eine Verfahrensdokumentation zugeschnitten auf das Unternehmen zu erarbeiten.

Die Analyse geht immer von der Ist-Situation des Unternehmens aus und gleicht diese mit den Vorschriften und Richtlinien ab. Der intensiven ersten Phase schließt sich ein fast automatisierter Verarbeitungsprozess an. Das bedeutet Kostenersparnis an vielen Stellen. Mit den steuerlotsen stellen Sie sicher, dass die Verfahrensdokumentation und die Durchführung GoBD-konform sind.