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Steuerlotsen2271

Effizient arbeiten ohne Aktenordner

Verstaubte Archive und lange Regalreihen gehören der Vergangenheit an. Der Umstieg auf digitale Prozesse ist längst Realität – auch die Finanzbehörden akzeptieren Unterlagen zunehmend nur noch in elektronischer Form.

Eine digitale Buchhaltung sorgt für reibungslose Abläufe, einfache Bedienung und eine schnelle Handhabung aller Dokumente. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl, Einführung und Anpassung der passenden Softwarelösungen, damit die Umstellung effizient gelingt.

Die beleglose Steuererklärung vereinfacht viele Abläufe, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt und stellen sicher, dass Ihre digitale Archivierung reibungslos funktioniert.

GoBD-konform und revisionssicher

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten selbstverständlich auch für digitale Belege. Entscheidend sind Kriterien wie Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit sowie der Schutz vor Veränderung, Verfälschung oder Verlust. Ebenso wichtig sind die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Daten.

Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass nur Berechtigte Zugriff auf die Daten haben, das Verfahren dokumentiert wird und die Sicherheit der gesamten Abläufe gewährleistet ist. Wir beraten Sie umfassend, damit Ihre digitale Buchführung diesen Anforderungen entspricht und Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Modernes digitales Do­ku­men­ten­ma­nage­ment

Belege fotografieren

Mit dem Smartphone und einer passenden App lassen sich Rechnungen oder Quittungen fotografieren und direkt an die Kanzlei weiterleiten.
Belege einscannen

Manche Unterlagen liegen ausschließlich in Papierform vor. Für die digitale Buchführung genügt ein Scan, um die Belege zu erfassen und die automatische Weiterverarbeitung zu starten.
Belege digital archivieren

Über DATEV Unternehmen online werden Belege und Daten sicher zwischen Unternehmen und Kanzlei ausgetauscht. Die digitale Archivierung sorgt für transparente Prozesse und ermöglicht jederzeit einen schnellen Zugriff auf alle Unterlagen.

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Ersetzendes Scannen

Die Vorteile liegen auf der Hand

Rechtliche Sicherheit

Unanfechtbare Prozesse und rechtliche Sicherheit erfordern Erfahrung im Umgang mit der Digitalisierung von Daten für die Buchhaltung. Die steuerlotsen nehmen ihren Mandaten die Arbeit ab und sorgen für rechtliche Sicherheit.
Zeit & Kosten sparen

Schnellere Klärung von Detailfragen und schnelles Nachreichen von Dokumenten. Porto, Toner, Fahrtkosten spielen keine Rolle mehr! Digitale Daten und Belege jetzt mit ein paar Klicks online übergeben.
Optimierung der Betriebsabläufe

Mittels einer Verfahrensdokumentation werden Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht sowie schriftlich festgehalten. Die getrennte Aufbewahrung von Papier- und digitalen Belegen hat ein Ende.
Sichere Archive

Revisionssicheres Archiv für digitalisierte Belege, elektronische Rechnungen, Personalunterlagen und Auswertungen. Mit Ausnahme bestimmter Unterlagen wie einigen Urkunden, ersetzt der digitale Beleg den Papierbeleg vollständig. Das Original wird vernichtet.
Finden statt Suchen

Digitalisierte Belege sind schnell auffindbar und jederzeit verfügbar. Eine Verfahrensdokumentation sichert die Überprüfbarkeit des Prozesses. So wissen Sie ganz genau, aus welcher Richtung der Wind für Ihr Unternehmen weht.
Einbindung in die ISO 9001

Qualitätsmanagement ist für viele Organisationen ein Muss. Die Verfahrensdokumentation zum belegersetzenden Scannen ist problemlos in QM-Systeme nach ISO 9001 zu integrieren.

Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege in digitale Dokumente umgewandelt. Das Digitalisat übernimmt die Funktion des Papierbelegs, sodass das Original in der Regel vernichtet werden kann. Damit dies rechtssicher geschieht, muss das Verfahren bestimmten Vorgaben entsprechen. Die Technische Richtlinie Ersetzendes Scannen schreibt unter anderem eine Integritätssicherung und eine beweiserhaltende Aufbewahrung vor.

Soweit nicht gesetzliche oder behördliche Vorgaben die Aufbewahrung des Originals verlangen, können Unternehmen ihre Unterlagen vollständig digitalisieren. Dadurch wird der Zugriff auf Daten erheblich erleichtert und eine Grundlage für moderne Auswertungen geschaffen.

Die Aufbewahrungsfristen für digitale Belege entsprechen denen der Abgabenordnung für Papierunterlagen – nur in elektronischer Form und platzsparend archiviert. Ausgenommen sind bestimmte Dokumente, die weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen, um die Beweiskraft zu erhalten.

Belege, die nach diesem Verfahren gescannt wurden, gelten bei einer späteren Betriebsprüfung als ebenso beweiskräftig wie Papierbelege. Damit entsteht eine sichere und effiziente Basis für eine vollständig digitale Buchführung.

Die Vorteile des ersetzenden Scannens lassen sich klar beziffern: Weniger Zeitaufwand für Recherche und Ablage, geringere Kosten für Papier und Lagerflächen. Noch wichtiger ist jedoch der jederzeitige und ortsunabhängige Zugriff auf Ihr digitales Archiv – ein echter Mehrwert für Unternehmer.

Sie bestimmen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Das betrifft nicht nur Rechnungen und Belege, sondern sämtliche Unternehmensunterlagen, die Sie durch ersetzendes Scannen digital erfassen und sicher verwalten.

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil des Digitalisierungsprozesses und Voraussetzung für eine rechtssichere digitale Buchführung. In Verbindung mit DATEV Unternehmen online sind Ihre Daten geschützt und revisionssicher archiviert.

Für die Erfassung der Papieroriginale wird ein Scanner benötigt. Wichtig ist, dass der Vorgang von einer berechtigten Person durchgeführt wird, das Ergebnis überprüft und die digitalisierten Dokumente entsprechend der Verfahrensdokumentation abgelegt werden.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Weg eines Belegs – von der Entgegennahme bis zur digitalen Archivierung.

Sie legt die einzelnen Schritte des ersetzenden Scannens fest, dient als Nachschlagewerk und unterstützt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass die Abläufe einheitlich dokumentiert sind und die Qualität dauerhaft auf einem hohen Niveau bleibt.

Die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine Verfahrensdokumentation sind hoch – insbesondere für kleinere Unternehmen wirkt die Umsetzung oft komplex. Mit unserer Unterstützung erstellen Sie eine Dokumentation, die alle Vorgaben der GoBD erfüllt.

In Kombination mit DATEV Unternehmen online werden Ihre Belege zudem revisionssicher und beweiserhaltend auf Servern in Deutschland archiviert. So erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen und können auf eine verlässliche Grundlage für Ihre digitale Buchführung vertrauen.

Jeder Verfahrensdokumentation geht eine Analyse der bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen voraus. Wir unterstützen Sie dabei, Kontrollsysteme zu definieren und daraus eine Dokumentation zu entwickeln, die passgenau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Die Analyse beginnt mit der Erfassung der Ist-Situation und dem Abgleich mit den geltenden Vorschriften und Richtlinien. Auf dieser Basis entsteht ein strukturierter Prozess, der eine effiziente Umsetzung ermöglicht und langfristig Kosten reduziert. Mit unserer Begleitung stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung vollständig GoBD-konform sind.

Digitalisierung professionell umsetzen

Profitieren Sie von unserer Erfahrung in der Digitalisierung von Unternehmensabläufen.
Wir begleiten Sie bei allen Fragen rund um digitales Datenmanagement, die Anbindung an DATEV Unternehmen online, Verfahrensdokumentationen und moderne Buchführungsprozesse.
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